Cuando tenemos una empresa, pueden surgir miles de contratiempos que puedan afectar tanto moral como económicamente tanto a ella como a sus representantes y trabajadores. Sin embargo, existe la posibilidad de que, por medio de sistemas y la función de una determinada persona, estos errores y problemas se reduzcan.
Aquí es donde aparece al llamado compliance, un término que no es nuevo, pero poco a poco empieza a tomar más fuerza en el mundo laboral. Este lo podemos definir como todos aquellos procedimientos adoptados para identificar los riesgos tanto operativos como legales que puede llegar a aparecer en una empresa.
Este mecanismo debe estar regulado por una persona, que se denomina Compliance Officer y que será el que realice todas las funcionas que mencionaremos más adelante. Generalmente recomendamos que estos puestos sean ocupados por un abogado o en su defecto, algún experto en gestión empresarial.
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Compliance en el M&A
Sin embargo, a medida que el tiempo pasa son distintas las situaciones que se nos puede presentar dentro de nuestra empresa. Una de ellas es la diatriba relacionada a la compra, venta o fusión de la compañía con alguna otra y por diferentes motivos.
Es aquí también donde las asesorías de un compliance resultan perfectas, puesto que se encargará de verificar que todo está en orden para poder ejecutar de una forma correcta cualquiera de estas operaciones mencionadas.
Cuando estamos ante una situación de negociación, es importante considerar muchos aspectos que, quizá tú como empresario o como empleado, no conoces. No obstante, resulta clave que puedas tener a alguien que sí lo haga y el compliance puede encargarse, por ejemplo entre otras cosas, de las respectivas revisiones legales de los papeles.
Incluso de la medición del riesgo que amerita la compraventa en cuestión o la fusión determinada. Asimismo, la evaluación sobre el historial actual de multas o problemas que haya tenido previamente los interesados de realizar la respectiva negociación.
Otras funciones del compliance en la empresa
En las líneas anteriores, conocimos a ciencia cierta lo que es un compliance dentro de una empresa. Ahora es necesario especificar, una a una, las funciones que este sistema y el respectivo personaje que lo utiliza, dentro de una empresa regular.
- Creación de protocolos
Como la meta principal de los compliance está destinada a las distintas evaluaciones y prevenciones de problemas o riesgos que se puedan formar en la compañía. Por ello, desde antes de que esto suceda, el encargado de este sistema tiene la obligación de solucionarlo, ya que para eso está contratado.
No obstante, hay una alternativa mejor: prepararse desde mucho antes de que los problemas lleguen. Entre los protocolos que podrían formarse previamente, está el Ético y Código de Conducta, la toma de decisiones, etc.
Cabe destacar que todos estos protocolos deben ser medidos para saber, a ciencia cierta, si está o no dando resultados favorables o esperados.
- Orientar distintas áreas laborales
Todas las áreas del trabajo resultan fundamentales para que la empresa marche correctamente. Es por ello que, siendo el compliance un mecanismo para la identificación de riesgos, este como mínimo, debe estar involucrado en cada uno de los lugares existentes en la compañía para asesorarlos en caso de algún inconveniente. A su vez, estas orientaciones o asesorías están ligadas también, entre otras cosas, a los protocolos de trabajo que se hagan.
- Mantener informados a los encargados
Una vez que la función del compliance se active y surja algún problema dentro de la empresa, ello debe ser reportado inmediatamente a los encargados para su pronta resolución. La comunicación interna es sumamente importante en estos casos, puesto que genera confianza para poder solventar problemas pequeños, pero sobre todo los grandes.
Es así como también se debe hablar puntualmente sobre los posibles riesgos que puedan llegar para estar prevenidos y cambiar el rumbo de ellos.
- Estar al día sobre nuevas legislaciones y el alcance de aquellas vigentes
Las legislaciones están en constante cambio, año tras año. Incluso, podemos hablar de aquellas que son de carácter nacional e internacional. Es por ello que los compliance deben estar muy atentos a todas estas y mantenerse actualizado sobre lo que va saliendo o cambiando.
Además, determinar cuáles son aquellas normativas y regulaciones que inciden directamente en la empresa que está trabajando. Solamente así podrá evitar que un movimiento inesperado termine afectando económica y moralmente a todos sus trabajadores.
¿Por qué aplicarlo en tu empresa?
- Reduce los problemas legales
Si hablamos de uno de los efectos más obvios del compliance, esto seguramente está asociado a la disminución de conflictos legales. Es decir, tanto multas innecesarias y que no estén en nuestro presupuesto, como la disminución de posibles demandas y demás.
Todo gracias a que la persona encargada de estar al tanto de esta técnica, tendrá el deber de estar siempre al día con este tipo de situaciones para poder evitarlas. Por tal motivo, si se hace un correcto desempeño, estarás libre de estos pagos. No solo tendrás un historial más limpio, sino que también la administración de la empresa te lo agradecerá.
- Deja buena reputación a la compañía en su imagen corporativa:
La percepción que tenga el otro sobre ti también es un aspecto sumamente importante de considerar. Sobre todo porque esto tú no lo puedes controlar, más allá de dar el ejemplo u obrar bien para que la gente te considere así.
Cabe destacar que, lo que deja una correcta reputación no es específicamente la aplicación del compliance sino los efectos que tiene el mismo. Ya que, al estar pendiente de las funciones en específico que repasamos anteriormente, esto evita problemas legales, judiciales y laborales en una medida amplia de considerar.
Por tal motivo, esto influirá enormemente en las relaciones finales que tengas y los venideros proyectos. Es decir, mientras más estable sea tu ambiente dentro de la empresa e incluso, mientras más al día estés con todos los pagos legales y asuntos administrativos, más posibilidad tendrás de dejar una correcta imagen ante los demás.
- Mayor productividad
Además de todo lo expuesto, contar con un compliance hace que tu productividad aumente. ¿Por qué? La respuesta es simple: al tener una persona que se ocupe de ciertos detalles puntuales, liberas la carga laboral de los demás.
Por ende, tú como jefe o en su defecto, tus empleados, tienen la posibilidad de enfocarse en el área de trabajo que le toca para generar mayor productividad. Pero no solamente es el hecho de que cada se ocupe de lo que le pertenece. También la sensación de confianza que el compliance crea para que cada uno termine haciendo lo suyo.
Es este, otro de los principales motivos por el que la figura de un compliance resulta sumamente positiva para las empresas. Cada vez tiende a ser más utilizada en diferentes países, sea para las compañías de mayor alcance o incluso para las pyme.
- Mejor posicionamiento en el negocio
En los negocios, una cosa lleva a la otra. Con el compliance empiezas reduciendo las posibilidades de multas o fraudes económicos dentro de la empresa. Además, terminas asegurando mayores ventas y mejores productividades dentro de la misma.
Todo se debe a que cuando cada departamento dentro de la empresa hace su trabajo correcto, esto se concreta de una mejor manera en el posicionamiento que tengas dentro del mercado. Es decir, respondes mejor ante las necesidades del mismo.
En vez de enfocarte en aspectos externos, te dedicas a hacer el trabajo que te corresponde y solo así, obtendrás mejores resultados. En definitiva, el papel de un compliance dentro de las compañías, hoy día, resulta indispensable para generar un cambio que tanto se espera.
