Todas las empresas deben apegarse al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos, ya que es un proceso necesario. Por eso, en Evolvers te invitamos a preguntarte si ¿Está la protección de datos de mi empresa correcta?, de esta forma velaras porque tu compañía cumpla con la Ley.
Y es que, es normal que las compañías trabajen a diario con datos importantes y sensibles de los usuarios y clientes. Por lo cual, es importante verificar que la protección de datos de la empresa estén correctas.
Importancia de la protección de datos
Es de vital importancia, cerciorarse de que la protección de datos de la empresa se esté llevando correctamente. Y es que, en un contexto en donde los datos personales son un activo muy importante, las personas tienen el derecho de que sus datos sean manejados adecuadamente.
Actualmente, es la AEPD o Agencia Española de Protección de Datos, la encargada de que las empresas cumplan con el RGPD en España. Por lo cual, se ha encargado de diseñar un decálogo, en donde se destacan los puntos en los cuales las empresas se deben basar para cumplir con el Reglamento Europeo de Protección de Datos.
Teniendo esto presente, podrás guiarte por dicho reglamento y así verificar que la protección de datos de la empresa se está llevando correctamente. Además, al guiarte por el decálogo diseñado por la AEPD, te evitarás sanciones que pudieran llegar hasta el 4% de la facturación anual del ejercicio anterior o a los 20 millones de euros.
Condiciones sobre la protección de datos que tu empresa debe cumplir
Las entidades encargadas de que los usuarios tengan el control de sus datos personales son el RGPD y la LOPD. Por eso, si tu compañía trabaja con datos de usuarios y clientes, está en la obligación de solicitar el permiso explícito y expreso de los mismos, para así tratar la información.
De esta forma, estas organizaciones se encargan de que la protección de datos de las empresas se maneje adecuadamente. Además, se evitan prácticas abusivas, como, por ejemplo, que se efectúen perfiles con los datos de los usuarios y clientes con fines comerciales.
Teniendo esto presente, pasaremos a analizar cuáles son las condiciones que debe tener la protección de datos de la empresa, para adaptarse a las normativas de la protección de datos de la Unión Europea y España:
Escoger o designar un delegado de protección de datos (DPD)
Para comenzar a cerciorarte de que la protección de datos de la empresa está correcta, deberás seleccionar o designar un delegado de protección de datos. Esta persona será la encargada de que la empresa esté cumpliendo con las normativas del RGPD.
Incluso, el delegado de protección de datos deberá encargarse de adaptar las normativas y procesos internos, para así garantizar que los usuarios puedan ejercer sus derechos, relacionados con sus datos personales.
El registro de tratamiento de datos
Se trata de un documento, el cual se encarga de especificar, cuáles son los datos que recoge la empresa y con qué objetivo. Además, en dicho documento se estipulan los protocolos y medidas de seguridad que se aplican para la protección de datos de la empresa.
Incluso, con dichas medidas y protocolos se verifica si los datos almacenados o el tipo de fichero son o no cedidos fuera del Espacio Económico Europeo. De esta forma, se examina si la protección de datos de la empresa está correcta.
Análisis de riesgos sobre el tratamiento de datos
Para la protección de datos de la empresa, se debe contar con un documento que recopile la evaluación del impacto y el análisis del riesgo de cada uno de los usuarios. Esto permitirá que se elaboren las medidas de seguridad pertinente, que ayudarán a evitar cualquier tipo de vulneración de los datos.
La base jurídica de los tratamientos
Cada compañía debe encargarse de que la protección de datos de la empresa se adapte a las normativas y líneas de acción de la RGPD. Incluso, en la Ley se recopilan 6 tipos de bases jurídicas, las cuales se implementan en Europa,las cuales son:
- Necesidad contractual.
- Interés vital del individuo.
- Cumplimiento de obligaciones legales.
- Interés público.
- Consentimiento inequívoco del individuo.
- Interés legítimo del responsable del tratamiento de datos.
El consentimiento explícito
Todo tipo de compañía que trabaje con los datos personales de terceros, debe tener el consentimiento explícito y expreso de la persona. Además,la protección de datos de la empresa, debe velar por la seguridad de la información de cada cliente o usuario, sobre todo si se utilizan para enviar información por email o con fines comerciales.
Inclusive, cada una de las compañías debe contar con el consentimiento de sus empleados, a fin de poder utilizar sus datos dentro de la organización.
Las medidas de seguridad
Una vez que se halla efectuado el análisis de riesgo, el encargado del tratamiento de los datos, debe ajustar a la realidad de la compañía, la protección de datos de la empresa. Una vez efectuado este procedimiento se podrá garantizar la protección de datos de la empresa, y mantener a salvo la información de los usuarios, incluso de ciberataque.
El mecanismos de notificación
En caso de que la seguridad sea vulnerada, la compañía está en la obligación de informar a:
- Las empresas subsidiarias afectadas.
- Los clientes.
- Y, los usuarios.
En caso de que, la protección de datos de la empresa sea vulnerada, esta debe informar a los afectados en un periodo de 72 horas. Pero, si la compañía no efectúa el aviso en este periodo de tiempo, los afectados tienen todo el derecho de denunciar a la empresa, de acuerdo al RGPD. Por ende, la empresa recibirá una sanción por lo ocurrido.
Los tratamientos de alto riesgo
En caso de que, los tratamientos sean de alto riesgo, se tendrá que implantar y detallar el procedimiento que se llevará a cabo. Además, también se realizará una evaluación del impacto de la privacidad de la protección de datos de la empresa.
Y si llega a ser necesario, se deberá consultar previamente a las autoridades de control, según lo establecido en el artículo 35 y 36 del RGPD.
Adecuar los formularios
Todas las compañías que deseen cumplir con la protección de datos en su empresa, deberán adaptar los formularios que hayan publicado en su plataforma online. Estos los deberán adecuar, a fin de que se acoplen a lo que exige el RGPD a las organizaciones.
Los casos más frecuentes son los formularios para consentir en el envío de transacciones, newsletters informativos o para conseguir leads.
La capacitación del personal
Para que se logre implementar y llevar a cabo el RGPD y la LOPD, es fundamental que todo el personal de la compañía se encuentre totalmente informado de su importancia. Y gracias a eso, el trabajo corporativo llegará a ser más eficaz, en cuanto a la protección de datos de la compañía.
La protección de datos de la empresa y los de carácter personal
Actualmente, la implementación de los datos personales como moneda de canje ha provocado que, se generen intromisiones ilegítimas en la vida de los usuarios. Por esa razón, las autoridades europeas se han esforzado por detener el uso ilegal e indiscriminado de esas informaciones.
Por lo cual, las autoridades europeas han implementado el endurecimiento de la legislación, agravando las sanciones a causa del mal uso de la protección de datos de las empresas.
Por eso, como empresa debes de tener presente que, si recoges datos de carácter personal, estas en la obligación de estar al día con la RGPD. De esta forma, te estarás evitando futuras multas elevadas y problemas legales, por incumplir con la Ley de Protección de Datos.
Protege los datos de carácter personal que maneja la empresa
En cuanto a la protección de datos de la empresa y los datos de carácter personal que la misma maneja, es importante que los empleados cuenten con un conocimiento pleno de las normativas que regulan a España. De esta forma, se cumplirá con el tratamiento debido, que se le debe dar a los datos, según lo exige el RGPD y la LOPD.
Te ayudamos con la protección de datos de la empresa
En Evolvers, te ofrecemos nuestra experiencia y asesoramiento para que la protección de datos de tu empresa se lleve de acuerdo con la Ley. Además, nuestros abogados expertos en la materia, le podrán ayudar en:
- La preparación de las políticas de protección de datos de la empresa y la documentación adaptada al RGPD y la LOPD.
- Nos encargamos de redactar las cláusulas que se deben incluir, cuando se recolectan datos de carácter personal.
- Implementamos todas las medidas organizativas y técnicas que tu compañía debe seguir en cuanto a la protección de datos de la empresa y de carácter personal.
- Realizamos talleres de formación y concientización con relación al manejo de los datos personales, al personal de la compañía.
- Efectuamos auditorías y adaptaciones programadas para garantizar el cumplimiento de las normas de protección de datos de la empresa.
- Además, proveemos un calendario, el cual permite llevar un seguimiento constante del cumplimiento de las normativas.
Recuerda, como compañía debes cerciorarte de que la protección de datos de la empresa esté correcta y se rija de acuerdo con las normativas de la RGPD y la LOPD. Además, cada compañía debe tratar los datos de carácter personal de manera distinta, y por esa razón, en Evolvers te ofrecemos nuestra experiencia y asesoramiento.
