El registro mercantil es la matriculación de todos los actos relacionados con la vida comercial de una empresa, asociación o persona física comerciante. Esto a fin de contar con personalidad jurídica para operar un negocio de manera formal y con apego a las leyes del país.
El Registro Mercantil se trata de una entidad pública cuyos límites y alcances están fijados por la ley. Es público, por lo tanto, proveedores, clientes, inversores actuales y potenciales, empleados y otros grupos de interés, podrán tener acceso a la información que precisen.
El acceso a dicha información puede ser presencial o telemático. Esto permite transparencia y aumenta las garantías y seguridad en las relaciones mercantiles.
Las características del registro mercantil dependen de cada país. Por lo general se considera que este registro es la prueba que certifica la existencia legal de un comerciante y de su comercio.
Los registros mercantiles tienen como objeto primordial servir de instrumento de publicidad, ya que es en este organismo donde los empresarios tienen que rendir cuentas. Además, depositar rastro de sus acciones que se consideren esenciales de cara al tráfico jurídico.
Funciones del registro mercantil
La denominación de la empresa es una de las funciones del Registro Mercantil. El Registro Mercantil Central, como su nombre indica, es el que cubre a toda España, por lo que tiene unas funciones diferentes a las de los Registros Mercantiles Territoriales. Entre estas podemos encontrar:
- Legaliza y sella los libros de los empresarios. Estos han de presentarse en el registro mercantil más próximo al domicilio social para realizar la diligencia en el primer folio del libro. Allí se hace constar la información del empresario.
- Nombramiento de expertos y peritos mercantiles. Definen qué profesionales se encargarán de valorar las aportaciones a las sociedades y en el caso de otros problemas donde se requiera ayuda experta.
- Nombrar auditores. Esto, en operaciones de escisión, absorción o fusión.
- Es el lugar de depósito y custodia de las cuentas anuales. Esto, para aquellas empresas que estén obligadas a realizarlas.
- Legítima operaciones. Da validez a actos mercantiles derivados de decisiones y cambios en las sociedades.
- Inscripción: Se registra a las personas encargadas, con poderes y representantes en las sociedades. De tal forma que sea transparente la asignación de cargos en cada sociedad.
Por otra parte es bueno resaltar quién debe inscribirse en el Registro Mercantil. Empresarios individuales. En particular, el naviero empresario individual está obligado a inscribirse.
- Sociedades mercantiles (sociedades anónimas y sociedades limitadas).
- Entidades de crédito, seguros y sociedades de garantía recíproca.
- Agrupaciones de interés económico.
- Instituciones de inversión colectiva y fondos de pensiones.
El registro mercantil es obligatorio y tiene vigencia de 2 años. El registro mercantil te ofrece importantes ventajas como: permiso de constitución de tus operaciones. Adquisición y reconocimiento de la sociedad y empresa en todas las relaciones con instituciones financieras y contractuales. Acreditaciones generales de tu empresa. Facilita las actividades comerciales en general. Viabiliza el cumplimiento de obligaciones fiscales. Certifica y acredita documentaciones sometidas a registros.
¿Qué podemos registrar en el Registro Mercantil?
- La constitución de sociedades.
- Reducciones y ampliaciones de capital.
- Cambios en la forma de las sociedades: fusiones, escisiones, transformaciones, etc.
- Modificaciones en los estatutos.
- Cambio de domicilio social.
- Medidas judiciales de intervención y quiebras.
- Legalización de los libros de los empresarios.
- El nombramiento de expertos independientes y auditores de cuentas.
- Depósito y publicidad de las cuentas anuales.
Organización del Registro Mercantil
El Registro Mercantil está organizado por un lado por los Registros mercantiles territoriales y por otro lado por el Registro Mercantil Central.
Las competencias de unos y otros son competencias distintas. Por tanto cuando una persona tiene que registrar una actuación, dependiendo de la gestión o función a realizar. Los Registros Mercantiles Territoriales se encuentran ubicados, generalmente, en cada una de las capitales de provincia que se extienden en el territorio español. Además, en determinadas ciudades, como las de Ceuta y Melilla.
A cargo de cada uno de los Registros Mercantiles Territoriales se sitúa el registrador mercantil (que podrán ser uno o varios, según las necesidades existentes). El registro se lleva mediante un sistema de hoja personal, porque acceden sujetos, personas. Por lo tanto, la base de la inscripción, la primera inscripción que se realiza en el Registro Mercantil es la persona del empresario.
Requisitos de los documentos para acceder al Registro Mercantil
- La inscripción en el Registro Mercantil se practica en virtud de documento público, notarial, judicial o administrativo según los casos. Salvo en determinados casos previstos en las leyes, que puede efectuarse en virtud de documento privado, como son:
- La inscripción del empresario individual.
- La inscripción y cese de administradores, salvo el nombramiento de Consejero Delegado. Y el cambio de sistema de administración que aunque no implique modificación estatutaria, requieren escritura pública.
- La inscripción y cese de auditores de cuentas.
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